لقد كانت الجودة والموثوقية وفلسفة التحسين المستمر "كايزن" مرادفة لعلامة تويوتا التجارية وإنتاجها على مدى عقود. وللحفاظ على هذه السمعة، فإنها تطلب من وكلائها ليس فقط بيع السيارات، بل أيضًا الالتزام بنظام صارم من المعايير التشغيلية، من قسم الخدمة إلى صالة العرض. والامتثال هو ما يحافظ على تماسك المبادئ التوجيهية القانونية والخاصة بالصناعة للعلامة التجارية تويوتا.
منذ وقت ليس ببعيد، كان الحفاظ على هذه المعايير يتطلب استخدام ملفات ثقيلة وجداول بيانات يدوية وإعدادات محمومة. لكن هذا الوضع تغير الآن. أدى دمج برنامج تدقيق معايير تويوتا مع الوكلاء ومصنعي المعدات الأصلية إلى إحداث ثورة في طريقة إدارة الوكلاء للامتثال. يمنحك برنامج Autosmart Audit ميزة تحويل التزام مليء بالتوتر إلى ميزة تشغيلية يومية.
تعقيد برنامج تدقيق معايير تويوتا
تعد معايير تشغيل تويوتا من بين الأكثر تفصيلاً في صناعة السيارات. وهي تركز على توفير خدمة ذات جودة مماثلة للعملاء في طوكيو والعملاء في تكساس، ولكن حجم نقاط التفتيش قد يكون مربكًا.
يتعين على الوكلاء تحقيق التوازن بين عدة أطر عمل في آن واحد: TSM لإدارة ورش خدمة عملاء تويوتا، التي تركز على كفاءة ورش العمل وسلامتها؛ وإطار عمل الامتثال لـ Toyota Kodawari، مع التركيز على "omotenashi"؛ والمعايير البيئية مثل DERAP؛ ومختلف الإرشادات التشغيلية المحلية، مثل DISHA في بعض الأسواق.
لا يكفي استخدام لوحة ملاحظات لإدارة هذه المهام بكفاءة؛ بل يتطلب الأمر منصة مركزية ومخصصة لأتمتة عمليات التدقيق في تويوتا، مثل برنامج إدارة تدقيق الوكالات التابع لشركة Autosmart Audit، لتلبية هذه المتطلبات المتنوعة.
تجاوز الحافظة: التحول الرقمي
دعونا نحلل كيف تتم عمليات تدقيق الوكالات بالطريقة التقليدية. يتضمن التدقيق التقليدي طباعة قائمة مراجعة، والتجول في المكان، وربما التقاط بعض الصور فعليًا بكاميرا منفصلة. ثم يجب إدخال جميع هذه المعلومات يدويًا في الكمبيوتر، وهي عملية محفوفة بالأخطاء البشرية والتأخير الزمني.
ولكن مع برنامج إدارة التدقيق الخاص بنا، يمكن تحقيق الرؤية في الوقت الفعلي. من خلال الانتقال إلى عمليات التدقيق الرقمية، يتم تخزين أدوات تقييم إجراءات التشغيل القياسية للوكلاء حتى على الأجهزة المحمولة. يوفر هذا النوع من النهج الرقمي إمكانية:
التقاط الأدلة الفوري: يمكن للمراجعين التقاط الصور ومقاطع الفيديو داخل التطبيق نفسه، مع وضع طابع زمني وعلامة جغرافية لتقديم دليل على الامتثال.
التقييم التلقائي: لا حاجة لإجراء حسابات يدوية بعد الآن، حيث يقوم البرنامج تلقائيًا بتقييم الأقسام وفقًا لمنطق التقييم الخاص بشركة تويوتا.
رؤى قابلة للتنفيذ: تولد الأدوات الرقمية على الفور خطط عمل بشأن العناصر غير المتوافقة، بدلاً من الحصول على درجة ثابتة.
قوة قائمة مراجعة TSM الرقمية
يعد قسم الخدمة أحد أهم الأقسام في أي وكالة تويوتا. وهنا يأتي دور قائمة مراجعة TSM الرقمية لتغير قواعد اللعبة. تغطي عمليات تدقيق TSM كل شيء بدءًا من نظافة ورشات الفنيين وحتى سير نظام المواعيد.
بفضل برنامج التدقيق المصمم وفقًا لمعايير تويوتا، يمكنك إجراء تدقيق ذاتي في صباح كل يوم. إذا ظهر خط أمان باهت على الأرض أو إذا كانت إحدى الأدوات في غير مكانها، يتم الإبلاغ عن ذلك على الفور في النظام، وتكليف أحد الموظفين بتصحيح الوضع، ومتابعة الأمر حتى يتم إصلاحه. هذا النهج الاستباقي يعني أن وكالتك ستكون جاهزة بحلول موعد التدقيق الرسمي من قبل الشركة المصنعة للمعدات الأصلية.
مراقبة أداء وكلاء تويوتا وتحليلاته
الامتثال لا يقتصر على تجنب العقوبات فحسب، بل يتعلق بالأداء. لمراقبة أداء وكلاء تويوتا، يتم استخدام البيانات لتحديد الاتجاهات.
على سبيل المثال، بافتراض أن مجموعة وكلاء تمتلك عشرة مواقع، فإن عمليات التدقيق اليدوية تجعل من الصعب إجراء مقارنات جنبًا إلى جنب بينها. هل عملية إدارة المخزون تفشل في جميع المواقع أم في موقع واحد فقط؟ تقوم أدوات التدقيق الذكية من Autosmart Audit بجمع تفاصيل كل وكالة في لوحات معلومات. يمكن للمشغلين عرض خرائط حالات عدم الامتثال. إذا كان خمسة من أصل عشرة وكلاء يفشلون في قسم تسليم المركبات من امتثال Toyota Kodawari، فسيعرف مصنعو المعدات الأصلية أنه يجب عليهم تنظيم تدريب خاص بهذا الموضوع. يوفر هذا النهج القائم على البيانات المال ويحسن مؤشر خدمة العملاء (CSI) بشكل عام.
تمكين المديرين الميدانيين ومصنعي المعدات الأصلية
تمتد هذه الميزة إلى ما وراء نطاق الوكالة. بالنسبة لمديري المناطق في شركات تصنيع المعدات الأصلية، يمثل وقت السفر قيدًا أساسيًا. يتيح برنامج تدقيق معايير تويوتا الخاص بنا إجراء عمليات تدقيق عن بُعد ونماذج تدقيق مختلطة، حيث يمكن للمديرين الميدانيين مراجعة بيانات التدقيق الذاتي التي يقدمها الوكيل قبل وصولهم إلى الموقع. تعزز هذه الشفافية الثقة بين شركات تصنيع المعدات الأصلية والوكالات.
تأمين مستقبل وكالتك
كل شيء بدءًا من مبيعات السيارات الكهربائية إلى حجز الخدمات عبر الإنترنت يؤدي إلى رقمنة صناعة السيارات بسرعة. حان الوقت الآن لإخراج الامتثال التشغيلي من العصر التناظري. بالنسبة للوكلاء ذوي الأداء العالي، لم يعد اعتماد برامج تدقيق قوية وفقًا لمعايير تويوتا ترفًا، بل أصبح ضرورة. من خلال أتمتة الجوانب الروتينية، يمكن لموظفيك التركيز على الأمور الأساسية. لدى Autosmart Audit برامج للأتمتة في كل جزء من هذه الرحلة، مثل برامج تدقيق الجودة وبرامج تدقيق الامتثال، إلخ.
الأسئلة الشائعة
1. ما هي متطلبات التدقيق التي تفرضها تويوتا على الوكلاء؟
تطبق تويوتا العديد من المعايير الصارمة وفقًا للامتثال الإقليمي ووظائف الوكلاء. وأكثرها انتشارًا هي TSM لعمليات الورش، وامتثال تويوتا كوداواري لرضا العملاء والنظافة، وDERAP للامتثال البيئي، وDISHA فيما يتعلق بعمليات المبيعات والتشغيل في أسواق محددة. تغطي هذه المراجعات حالة المرافق المادية، وسلوكيات الموظفين، وبروتوكولات السلامة، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs).
2. كيف تعمل الأدوات الرقمية على تحسين درجات امتثال تويوتا؟
تعمل الأدوات الرقمية من Autosmart Audit على تحسين النتائج من خلال تسهيل إجراء التقييمات الذاتية الاستباقية. بدلاً من انتظار قيام مدقق خارجي باكتشاف الأخطاء، يمكن لموظفي الوكالة استخدام قائمة مراجعة TSM رقمية لتحديد المشكلات وإصلاحها على أساس يومي. كما تمنع هذه الأدوات الرقمية أخطاء إدخال البيانات، وتضمن إرفاق الأدلة المصورة بالتدقيقات، وتوفر تذكيرات آلية للمهام غير المتوافقة حتى لا يتم إغفال أي شيء.
3. هل يمكن لبرنامج واحد أن يغطي Kodawari و TSM و DISHA؟
نعم، تم تصميم برامجنا الشاملة لأتمتة عمليات التدقيق والوكالة والامتثال والجودة بحيث تكون محايدة فيما يتعلق بقائمة المراجعة المحددة. يمكنك تجربة العديد من القوالب المختلفة، مثل Kodawari و TSM و DISHA، في نفس الواجهة. يتيح لك ذلك التبديل بسرعة بين أنواع التدقيق المتعددة مع الاحتفاظ بجميع بيانات الأداء في لوحة تحكم مركزية واحدة.
4. كيف يستفيد مديرو الميدان في شركات تصنيع المعدات الأصلية من تقارير التدقيق الآلية؟
تستفيد الشركات المصنعة للمعدات الأصلية بشكل كبير من ميزات مراقبة أداء الوكلاء. تتيح لهم التقارير الآلية الوصول إلى حالة الامتثال في الوقت الفعلي لجميع الوكلاء في منطقتهم دون الحاجة إلى السفر. يمكنهم تحليل البيانات المجمعة لتحديد الاتجاهات الإقليمية، والاستعداد بشكل أفضل لزيارات الموقع من خلال مراجعة عمليات التدقيق السابقة، وإنتاج تقارير احترافية بنقرة واحدة فور انتهاء الزيارة.
نصيف عمر هو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة AutoSmart Technology، وهي منصة SaaS تعمل على رقمنة عمليات التدقيق لمصنعي المعدات الأصلية والموزعين وشبكات الوكلاء. بفضل خبرته السابقة في شركة تويوتا (عبد اللطيف جميل) وخبرته في مجال تكنولوجيا المعلومات والإدارة الصناعية، يكتب عن عمليات التدقيق والانضباط التشغيلي وتطوير منتجات SaaS للعملاء من الشركات في مختلف الأسواق.
