من هم
عن Behbehani Brothers
يقع مقر Behbehani Brothers في البحرين، وهي موزع سيارات رائد متعدد العلامات له مواقع في أنحاء المملكة. وهي جزء من مجموعة عائلية عريقة، وتدير المبيعات وخدمات ما بعد البيع وإصلاحات ورش السمكرة لبعض أشهر العلامات في العالم، من الطرازات واسعة الانتشار إلى العلامات الفاخرة وعالية الأداء.
لضمان استيفاء كل منفذ لمعايير الشركة والمصنع باستمرار، تحافظ Behbehani Brothers على إطار تدقيق داخلي شامل يدعم متطلبات الشركات المصنّعة وعمليات التدقيق الخارجية.
قبل AutoSmart
التحدي
احتاجت Behbehani Brothers إلى طريقة لتحويل ملاحظات التدقيق إلى إجراءات منجزة. وفي المناقشات الأولى، كان التحدي الأساسي واضحًا: رغم تنفيذ عمليات التدقيق، كانت المتابعة المنتظمة صعبة. وكانت عدة عقبات رئيسية تعيق ما بعد التدقيق:
حفظ السجلات يدويًا
كانت الملاحظات تُكتب بخط اليد، وتُجمع في تقارير ورقية، وتُنقل يدويًا إلى جدول Excel لا يستطيع تحديثه إلا فريق الجودة.
تراكم الإجراءات
تعثرت الإجراءات التصحيحية بسبب غياب المتابعة الواضحة، مما أخر التحسينات اللازمة.
أعمال ورقية تستغرق وقتًا طويلًا
كانت الأدلة تُصوَّر وتُؤرشف يدويًا، مما يعني أن إعداد تقرير تدقيق واحد كان يستغرق وقت تنفيذه نفسه.
كيف عملنا
ما أنجزناه معًا
أثناء الإعداد، حوّلنا الإجراءات القائمة لدى Behbehani إلى أسئلة تدقيق منظمة، وضبطنا الدرجات لتتوافق مع منهجيتها المعتمدة، لضمان انتقال سلس. وبأخذ الوقت لفهم هيكلها التشغيلي، بنينا فئات ومقاييس مخصصة تناسب احتياجاتها.
بعد تدريب إداري مخصص، يدير فريقها المنصة الآن بشكل مستقل. ومع توسع برنامجها إلى ما بعد تدقيق نظام إدارة الجودة (QMS) ليشمل فحوص بطاقات العمل والضمان والصحة والسلامة، واصلنا توسيع الحل معها. وشمل ذلك تطوير ميزة مخصصة لتدقيق المستندات مع إرفاق الأدلة المصوّرة، حلت محل متابعة فريق الضمان اليدوية بجداول البيانات.
النتيجة
النتائج
10% ← 90%
الإجراءات التصحيحية المغلقة
10+
عمليات التدقيق في الأشهر الأربعة الأولى
4 مراحل
خطة الإجراءات، من قيد الانتظار إلى معتمد
بتطبيق AutoSmart Audit، أصبح المديرون يتولون مهامهم مباشرة. ونتيجة لذلك، يُغلق نحو 90% من الإجراءات التصحيحية، بحسب تقدير الفريق نفسه، بعد التدقيق بوقت قصير، مقارنة بأقل من 10% سابقًا
اليوم، تدير Behbehani Brothers تدقيق نظام إدارة الجودة (QMS) وبطاقات العمل والضمان والصحة والسلامة في منصة موحدة واحدة. وتُستخدم بيانات التدقيق الداخلي الآن دليلًا مباشرًا في عمليات التدقيق الخارجية من الشركات المصنّعة. وعندما أضافت إحدى علاماتها الفاخرة فحوص بطاقات العمل الداخلية إلى معايير تدقيق خدمات ما بعد البيع، لم يحتج الفريق إلى وقت للتحضير، لأن تقارير أنشطة التدقيق كانت متاحة في AutoSmart وجاهزة للعرض.
ما الذي تغيّر
- تحسنت معدلات إغلاق الإجراءات التصحيحية بشكل كبير، من أقل من 10% إلى نحو 90%، بحسب تقدير الفريق نفسه.
- أُنجز أكثر من 10 عمليات تدقيق على AutoSmart خلال الأشهر الأربعة الأولى.
- تمكّن خطة الإجراءات ذات المراحل الأربع (قيد الانتظار، قيد التنفيذ، مكتمل، معتمد) المديرين من تولي المسؤولية كاملة، مع الحفاظ على الإشراف الكامل لفريق الجودة.
- تُبقي تنبيهات المواعيد النهائية التلقائية والملخصات الأسبوعية المديرين على علم بالمهام المعلقة، مما يلغي حاجة فريق الجودة إلى ملاحقة الإجراءات يدويًا.
- حل التدقيق على الهاتف والإرفاق المباشر للصور والتقارير الرقمية القابلة للمشاركة الفورية محل الملفات الورقية وجداول البيانات اليدوية تمامًا.
