ما الذي تغطيه قائمة التحقق هذه
قائمة تحقق إمكانية تتبع المنتجات وفق ESMA بطاقة درجات من 15 بندًا لسجلات الموردين، ومطابقة الفواتير، وتتبع الدفعات، وربط الشهادات بالمنتجات، ودعم الاستدعاء. يُقيَّم كل معيار من 1 إلى 5 بناءً على ما يراه المدقق في يوم الزيارة، وتدخل كل فجوة في خطة الإجراءات مع مسؤول وتاريخ إغلاق.
نصيحة AutoSmart: غالبًا ما تُختبر إمكانية تتبع المنتجات عمليًا أثناء الاستدعاء، وعندها تحديدًا تصبح الثغرات في سجلات الدفعات أو ربط الشهادات أو بيانات موقع التخزين حرجة. أجرِ تمرين تتبع سنويًا: اختر دفعة منتج عشوائيًا، وقِس الوقت اللازم لتحديد جميع الوحدات ومواقعها والعملاء أو المركبات التي استُخدمت فيها.
البنود
اضغط نعم أو لا أو ربما للتجربة: تبقى إجاباتك في هذه الصفحة وتُمحى عند التحديث. للحصول على شرح مفصل، نزّل ملف PDF أو احجز عرضًا توضيحيًا.
سجلات الموردين ومطابقة الفواتير
- هل يُحتفظ بسجل للموردين يضم جميع الموردين النشطين وحالة تسجيلهم لدى ESMA أو موافقة المطابقة لكل فئة منتجات يوردونها؟
- هل يُحتفظ بفواتير الشراء لكل شحنة منتجات مستلمة، وتُطابق مع إشعار التسليم وشهادة المطابقة قبل قبول المخزون؟
- هل تُطابق بيانات المنتج في الفاتورة (رقم القطعة، والوصف، والكمية، ومرجع الدفعة) مع التسليم الفعلي قبل إدخال المخزون في النظام؟
- هل تُوثَّق الفروق بين بيانات الفاتورة والتسليم الفعلي وتُصعَّد وتُعالج قبل الإفراج عن المخزون المتأثر للبيع أو الاستخدام؟
تتبع الدفعات والأرقام التسلسلية
- هل يُسجَّل رقم الدفعة أو الرقم التسلسلي في نظام المخزون لكل منتج مستلم قابل للتتبع، بما يسمح بتحديد كل وحدة في المخزون؟
- هل تُسجَّل معلومات الدفعة عند البيع أو التركيب، بما يربط الدفعة المستخدمة بالمركبة والعميل وبطاقة العمل؟
- هل تُتتبع المنتجات ذات الأرقام التسلسلية (أدوات التشخيص، ومعدات السلامة، والتجميعات عالية القيمة) بالرقم التسلسلي من الاستلام حتى البيع أو التركيب أو التخلص منها؟
- هل يُختبر نظام التتبع دوريًا بإجراء تتبع لعينة: اختيار رقم دفعة والتأكد من إمكانية تحديد موقع جميع وحدات تلك الدفعة داخل النظام؟
ربط الشهادات بالمنتجات
- هل تُربط كل شهادة مطابقة بفئات المنتجات والعلامات التجارية والمواصفات التي تغطيها تحديدًا، دون تطبيقها عمومًا على نطاق أوسع من المنتجات؟
- هل تُقارن الشهادات بالمنتجات الموجودة حاليًا في المخزون، بما يؤكد أن لكل منتج خاضع للتنظيم شهادة سارية تشمله؟
- هل يُحدَّث سجل الشهادات عند إضافة منتجات جديدة إلى المخزون أو عند انتهاء الشهادات الحالية أو استبدالها، دون أي ثغرات في التغطية؟
موقع التخزين ودعم الاستدعاء
- هل يُسجَّل موقع تخزين كل دفعة منتج في نظام المخزون، بما يتيح سحب جميع وحدات دفعة محددة دون بحث يدوي؟
- هل تكفي بيانات التتبع لدعم استدعاء تنظيمي: تحديد جميع الوحدات المتأثرة ومواقعها وسحبها خلال مدة محددة إذا طلبت ذلك ESMA أو أحد الموردين؟
- هل شاركت الوكالة في استدعاء منتج أو دعمته خلال آخر 24 شهرًا، وإن كان الأمر كذلك، فهل عولج الاستدعاء ضمن المدة المطلوبة مع الاحتفاظ بالسجلات؟
- هل يوجد إجراء موثق للاستجابة للاستدعاء يحدد من يُبلَّغ، والإجراءات المتخذة، وكيفية التعامل مع المنتجات المسحوبة؟
طريقة التطبيق
كيف تُحتسب الدرجات
قبل الزيارة، املأ اسم الوكيل أو المركز، والمدقق، والتاريخ، ودورة التدقيق. ثم قيّم كل بند من البنود الـ 15 من 1 إلى 5 بناءً على ما تراه في يوم الزيارة، لا على ما يطمح إليه الوكيل أو المركز، واجمع الدرجات من أصل 75.
- 1 غير مطبّق
- 2 محاولة
- 3 محدّد
- 4 مُدار
- 5 مستدام بالكامل
- أخضر 60 إلى 75 · 80% إلى 100% مطابق. حافظ على المعيار.
- كهرماني 38 إلى 59 · 50% إلى 79% يلزم التحسين: خطة إجراءات منظمة خلال 30 يومًا.
- أحمر0 إلى 37 · أقل من 50%تدخل ذو أولوية، يُصعَّد إلى الإدارة الإقليمية.
ثم أغلق كل فجوة
تدخل كل فجوة في متتبّع خطة الإجراءات، وتمر بأربع مراحل حتى يغلقها المدقق.
- 1 قيد الانتظار تم تحديد المسؤول وتاريخ الإغلاق
- 2 قيد التنفيذ العمل جارٍ وتُجمع الأدلة
- 3 مكتمل أُرسلت الأدلة للمراجعة
- 4 معتمد تحقق منه المدقق وأغلقه

