Qué abarca esta lista de verificación
La lista de verificación de trazabilidad de productos de ESMA es un cuadro de puntuación de 15 puntos sobre los registros de proveedores, la conciliación de facturas, la trazabilidad por lote, la correspondencia de certificados y el apoyo a las llamadas a revisión. Cada criterio se puntúa del 1 al 5 según lo que el auditor observa ese día, y cada deficiencia pasa a un plan de acción con un responsable y una fecha de cierre.
Consejo de AutoSmart: En la práctica, la trazabilidad de productos se pone a prueba sobre todo durante una llamada a revisión, y es justo entonces cuando las deficiencias en los registros de lotes, la correspondencia de certificados o los datos de ubicación se vuelven críticas. Haga un simulacro de trazabilidad una vez al año: elija un lote de producto al azar y mida cuánto se tarda en identificar todas las unidades, su ubicación y los clientes o vehículos en los que se usaron.
Los puntos de verificación
Toque Sí, No o Tal vez para probarlo: sus respuestas se quedan en esta página y se borran al actualizarla. Para una explicación detallada, descargue nuestro PDF o reserve una demo.
Registros de proveedores y conciliación de facturas
- ¿Se mantiene un registro de proveedores con todos los proveedores activos y su estado de registro en ESMA o de aprobación de conformidad para cada categoría de producto suministrada?
- ¿Se conservan las facturas de compra de cada envío de productos recibido y se cotejan con la nota de entrega y el certificado de conformidad correspondientes antes de aceptar las existencias?
- ¿Se concilian los datos del producto de la factura (número de pieza, descripción, cantidad, referencia de lote) con la entrega física antes de dar de alta las existencias en el sistema?
- ¿Las discrepancias entre los datos de la factura y la entrega física se documentan, se escalan y se resuelven antes de liberar las existencias afectadas para su venta o uso?
Trazabilidad por lote y número de serie
- ¿Se registra en el sistema de inventario un número de lote o de serie para cada producto trazable recibido, de modo que se puedan identificar unidades concretas dentro de las existencias?
- ¿Se registra la información del lote en el momento de la venta o del montaje, vinculando el lote concreto utilizado con el vehículo, el cliente y la orden de trabajo?
- ¿Los productos serializados (herramientas de diagnóstico, equipos de seguridad, conjuntos de alto valor) se rastrean por número de serie desde la recepción hasta la venta, el montaje o la eliminación?
- ¿Se prueba periódicamente el sistema de trazabilidad con un rastreo de muestra: seleccionar un número de lote y confirmar que todas las unidades de ese lote se pueden localizar en el sistema?
Correspondencia de certificados
- ¿Cada certificado de conformidad está vinculado a las categorías de producto, marcas y especificaciones concretas que cubre, sin aplicarse de forma genérica a una gama de productos más amplia?
- ¿Los certificados se cotejan con los productos en existencia, confirmando que cada producto regulado en existencia tiene un certificado vigente y dentro de su alcance?
- ¿Se actualiza el registro de certificados cuando se incorporan nuevos productos a las existencias o cuando los certificados existentes caducan o se sustituyen, sin lagunas de cobertura?
Ubicación de almacenamiento y apoyo a las llamadas a revisión
- ¿Se registra en el sistema de inventario la ubicación de almacenamiento de cada lote de producto, de modo que todas las unidades de un lote se puedan retirar físicamente sin una búsqueda manual?
- ¿Los datos de trazabilidad bastan para respaldar una llamada a revisión regulatoria: identificar, localizar y retirar todas las unidades afectadas en un plazo definido si ESMA o un proveedor lo ordena?
- ¿Ha participado o colaborado el concesionario en una llamada a revisión de productos en los últimos 24 meses y, en tal caso, se gestionó dentro del plazo exigido y se conservaron los registros?
- ¿Existe un procedimiento documentado de respuesta ante llamadas a revisión que defina a quién se notifica, qué medidas se toman y cómo se gestionan los productos retirados?
Cómo aplicarla
Cómo funciona la puntuación
Antes de la visita, indique el concesionario o centro, el auditor, la fecha y el ciclo de auditoría. Luego puntúe cada uno de los 15 puntos de verificación del 1 al 5 según lo que vea ese día, no según lo que el concesionario o centro pretende lograr, y súmelos sobre 75.
- 1 No implementado
- 2 Intentado
- 3 Definido
- 4 Gestionado
- 5 Plenamente consolidado
- Verde 60 a 75 · 80 a 100 % Conforme. Mantener el estándar.
- Ámbar 38 a 59 · 50 a 79 % Necesita mejorar: un plan de acción estructurado en un plazo de 30 días.
- Rojo0 a 37 · Menos del 50 %Intervención prioritaria, escalada a la dirección regional.
Después, cierre cada deficiencia
Cada deficiencia pasa al seguimiento del plan de acción y avanza por cuatro etapas hasta que el auditor la cierra.
- 1 Pendiente Responsable y fecha de cierre asignados
- 2 En curso Trabajo en marcha, evidencias reunidas
- 3 Completada Evidencia enviada para revisión
- 4 Aprobada Verificada y cerrada por el auditor
