Qué abarca esta lista de verificación
La lista de verificación de cumplimiento del concesionario es un cuadro de puntuación de 15 puntos sobre las licencias obligatorias, los acuerdos con el fabricante (OEM), los seguros, las aprobaciones de seguridad y los requisitos normativos. Cada criterio se puntúa del 1 al 5 según lo que el auditor observa ese día, y cada deficiencia pasa a un plan de acción con un responsable y una fecha de cierre.
Consejo de AutoSmart: Las auditorías de cumplimiento del concesionario conllevan exposición legal y regulatoria y deben verificar los documentos originales, no copias, siempre que sea posible. Todo hallazgo calificado en Rojo en licencias, permisos o cobertura de seguros debe escalarse al gerente general del concesionario y al equipo regional de cumplimiento el mismo día, sin esperar al informe formal.
Los puntos de verificación
Toque Sí, No o Tal vez para probarlo: sus respuestas se quedan en esta página y se borran al actualizarla. Para una explicación detallada, descargue nuestro PDF o reserve una demo.
Licencias y permisos obligatorios
- ¿El registro mercantil o la licencia comercial está vigente, es válido y coincide con las actividades que realmente se llevan a cabo en el punto de venta?
- ¿Los permisos municipales, de defensa civil y cualquier otro permiso local de funcionamiento son válidos y están exhibidos o archivados según se exige?
- ¿Los permisos ambientales (cuando corresponda) de gestión de residuos y emisiones están vigentes y archivados?
- ¿Se mantiene un registro de las fechas de vencimiento de todas las licencias y permisos, con las renovaciones iniciadas con antelación?
Acuerdos con el fabricante y seguros
- ¿El contrato de concesión con el fabricante o distribuidor está vigente, firmado y es coherente con las operaciones que realmente se llevan a cabo?
- ¿Los seguros de responsabilidad civil general y de taller o concesionario están vigentes, con las pólizas disponibles para inspección?
- ¿El seguro de responsabilidad por productos o relacionado con la garantía (cuando lo exige el acuerdo con el fabricante) está vigente y es adecuado?
- ¿Los acuerdos con subconcesionarios, socios o servicios subcontratados están vigentes, firmados y cumplen la política del fabricante sobre acuerdos con terceros?
Aprobaciones de seguridad y documentos fiscales
- ¿Los certificados de seguridad contra incendios y de cumplimiento de defensa civil están vigentes, con los hallazgos de la última inspección cerrados?
- ¿El certificado de registro de IVA o fiscal está vigente, exhibido donde se exige y es coherente con la práctica de facturación?
- ¿Las declaraciones fiscales y las presentaciones financieras obligatorias están al día, sin declaraciones vencidas en el momento de la auditoría?
Cumplimiento en materia de datos y normativa local
- ¿Los datos de los clientes se tratan conforme a la normativa de protección de datos aplicable, incluido el consentimiento para comunicaciones de marketing?
- ¿Existe y se cumple una política de conservación y eliminación de datos para los registros de clientes y de transacciones?
- ¿El personal de atención al cliente o de administración tiene permisos de trabajo o documentación de residencia válidos según exige la legislación local?
- ¿Existe un proceso documentado para seguir y responder a los cambios de la normativa local que afectan a las operaciones del concesionario?
Cómo aplicarla
Cómo funciona la puntuación
Antes de la visita, indique el concesionario o centro, el auditor, la fecha y el ciclo de auditoría. Luego puntúe cada uno de los 15 puntos de verificación del 1 al 5 según lo que vea ese día, no según lo que el concesionario o centro pretende lograr, y súmelos sobre 75.
- 1 No implementado
- 2 Intentado
- 3 Definido
- 4 Gestionado
- 5 Plenamente consolidado
- Verde 60 a 75 · 80 a 100 % Conforme. Mantener el estándar.
- Ámbar 38 a 59 · 50 a 79 % Necesita mejorar: un plan de acción estructurado en un plazo de 30 días.
- Rojo0 a 37 · Menos del 50 %Intervención prioritaria, escalada a la dirección regional.
Después, cierre cada deficiencia
Cada deficiencia pasa al seguimiento del plan de acción y avanza por cuatro etapas hasta que el auditor la cierra.
- 1 Pendiente Responsable y fecha de cierre asignados
- 2 En curso Trabajo en marcha, evidencias reunidas
- 3 Completada Evidencia enviada para revisión
- 4 Aprobada Verificada y cerrada por el auditor
