ما الذي تغطيه قائمة التحقق هذه
قائمة تحقق امتثال الوكلاء بطاقة درجات من 15 بندًا للتراخيص النظامية، واتفاقيات الشركة المصنّعة (OEM)، والتأمين، وموافقات السلامة، والمتطلبات التنظيمية. يُقيَّم كل معيار من 1 إلى 5 بناءً على ما يراه المدقق في يوم الزيارة، وتدخل كل فجوة في خطة الإجراءات مع مسؤول وتاريخ إغلاق.
نصيحة AutoSmart: تترتب على تدقيق امتثال الوكلاء مخاطر قانونية وتنظيمية، وينبغي أن يتحقق من الوثائق الأصلية لا النسخ حيثما أمكن. ويجب تصعيد أي ملاحظة بتقييم أحمر في التراخيص أو التصاريح أو التغطية التأمينية إلى مدير الوكالة وفريق الامتثال الإقليمي في اليوم نفسه، لا تأجيلها إلى التقرير الرسمي.
البنود
اضغط نعم أو لا أو ربما للتجربة: تبقى إجاباتك في هذه الصفحة وتُمحى عند التحديث. للحصول على شرح مفصل، نزّل ملف PDF أو احجز عرضًا توضيحيًا.
التراخيص والتصاريح النظامية
- هل السجل التجاري أو الرخصة التجارية سارٍ وصالح ومطابق للأنشطة التجارية الفعلية في المنفذ؟
- هل تصاريح البلدية والدفاع المدني وأي تصاريح تشغيل محلية أخرى سارية ومعروضة أو محفوظة حسب المطلوب؟
- هل التصاريح البيئية (عند الاقتضاء) للتعامل مع النفايات والانبعاثات سارية ومحفوظة في الملف؟
- هل يُحتفظ بسجل يتتبع تواريخ انتهاء جميع التراخيص والتصاريح، مع إطلاق إجراءات التجديد مسبقًا؟
اتفاقيات الشركة المصنّعة (OEM) والتأمين
- هل اتفاقية الوكالة مع الشركة المصنّعة (OEM) أو الموزع سارية وموقعة ومتسقة مع العمليات الفعلية؟
- هل تغطية التأمين العام ضد المسؤولية وتأمين الورشة أو الوكيل سارية، مع إتاحة وثائق التأمين للتفتيش؟
- هل التغطية التأمينية لمسؤولية المنتج أو المتعلقة بالضمان (حيث تشترطها اتفاقية الشركة المصنّعة OEM) سارية وكافية؟
- هل أي اتفاقيات مع وكلاء فرعيين أو شركاء أو خدمات خارجية سارية وموقعة ومطابقة لسياسة الشركة المصنّعة (OEM) بشأن ترتيبات الأطراف الثالثة؟
موافقات السلامة والوثائق الضريبية
- هل شهادات السلامة من الحريق وامتثال الدفاع المدني سارية، مع إغلاق ملاحظات آخر تفتيش؟
- هل شهادة التسجيل الضريبي أو ضريبة القيمة المضافة سارية، ومعروضة حيث يلزم، ومتسقة مع ممارسات الفوترة؟
- هل الإقرارات الضريبية والبيانات المالية النظامية محدّثة، دون أي إقرارات متأخرة وقت التدقيق؟
امتثال البيانات واللوائح المحلية
- هل يُتعامل مع بيانات العملاء وفق أنظمة حماية البيانات المعمول بها، بما في ذلك الموافقة على الرسائل التسويقية؟
- هل توجد سياسة للاحتفاظ بالبيانات والتخلص منها ومتبعة لسجلات العملاء والمعاملات؟
- هل يحمل الموظفون العاملون في أدوار التعامل مع العملاء أو المكاتب الخلفية تصاريح عمل أو وثائق إقامة سارية حسب ما يشترطه النظام المحلي؟
- هل توجد عملية موثقة لتتبع التغييرات في المتطلبات التنظيمية المحلية المؤثرة في عمليات الوكلاء والاستجابة لها؟
طريقة التطبيق
كيف تُحتسب الدرجات
قبل الزيارة، املأ اسم الوكيل أو المركز، والمدقق، والتاريخ، ودورة التدقيق. ثم قيّم كل بند من البنود الـ 15 من 1 إلى 5 بناءً على ما تراه في يوم الزيارة، لا على ما يطمح إليه الوكيل أو المركز، واجمع الدرجات من أصل 75.
- 1 غير مطبّق
- 2 محاولة
- 3 محدّد
- 4 مُدار
- 5 مستدام بالكامل
- أخضر 60 إلى 75 · 80% إلى 100% مطابق. حافظ على المعيار.
- كهرماني 38 إلى 59 · 50% إلى 79% يلزم التحسين: خطة إجراءات منظمة خلال 30 يومًا.
- أحمر0 إلى 37 · أقل من 50%تدخل ذو أولوية، يُصعَّد إلى الإدارة الإقليمية.
ثم أغلق كل فجوة
تدخل كل فجوة في متتبّع خطة الإجراءات، وتمر بأربع مراحل حتى يغلقها المدقق.
- 1 قيد الانتظار تم تحديد المسؤول وتاريخ الإغلاق
- 2 قيد التنفيذ العمل جارٍ وتُجمع الأدلة
- 3 مكتمل أُرسلت الأدلة للمراجعة
- 4 معتمد تحقق منه المدقق وأغلقه

