El reto
Cómo sale mal una inspección
Las normas cambian, las evidencias se guardan en lugares distintos y el inspector elige la fecha. En papel, ocurre así.
Meses antes
Cambia una norma
La lista de verificación en papel no se actualiza, así que los concesionarios siguen revisando según la versión antigua.
Semanas antes
Faltan evidencias
Licencias, certificados y fotos están en carpetas y bandejas de entrada distintas.
Día de la inspección
Se encuentra la deficiencia
El inspector encuentra lo que nadie revisó: una licencia vencida, una salida bloqueada, una señal que falta.
Después
El costo
Una multa, una advertencia o una nueva visita, y las mismas prisas antes de la siguiente inspección.
El cumplimiento falla entre inspecciones, no el día de la inspección. La solución es revisar cada concesionario con regularidad según las normas vigentes.
Cómo funciona
De la norma a la prueba
La normativa se convierte en listas de verificación, cada deficiencia en una acción con seguimiento, y usted ve qué concesionarios están listos antes de una inspección.
La norma
Cada norma como punto de la lista de verificación
Cada norma y política se convierte en un punto de la lista de verificación, junto con la evidencia que necesita. Cuando cambia una norma, actualiza la lista de verificación una vez y cada nueva auditoría usa la nueva versión.
La revisión
Evidencias adjuntas en el momento
Los auditores revisan cada requisito en un teléfono y adjuntan fotos de certificados, etiquetas y registros sobre la marcha. Funciona sin conexión.
La prueba
Deficiencias cerradas antes de que llegue el inspector
Cada deficiencia se convierte en una acción con un responsable y una fecha límite, y se cierra con prueba fotográfica. El panel muestra qué concesionarios están listos para una inspección.
Resultados
Resultados de clientes de AutoSmart
4 etapas
Cada acción en Behbehani Brothers avanza de Pendiente a Aprobada
Antes y después
Requisito por requisito
| Requisito | Antes | Con AutoSmart |
|---|---|---|
| Licencias y permisos | Fechas de vencimiento en una hoja de cálculo que nadie abre | Cada licencia revisada, con una foto, en cada auditoría |
| Incendios y defensa civil | Revisadas justo antes de la inspección | Salidas, extintores y señales revisados en cada visita |
| Protección del consumidor | Avisos de precios y garantía que se dan por puestos | Cada aviso fotografiado en cada concesionario |
| Medio ambiente | Registros de residuos guardados en una carpeta | Registros y almacenamiento revisados, deficiencias seguidas hasta su cierre |
| Sus propias políticas | Un formulario aparte de la oficina central | En la misma lista de verificación que la normativa, así que una visita cubre ambas |
Qué se audita
Qué abarca el software de cumplimiento para concesionarios
Los equipos combinan la normativa local con sus propias políticas en una sola auditoría.
Licencias y permisos
- Licencias comerciales y de funcionamiento
- Certificados a la vista
- Fechas de renovación
Protección del consumidor
- Exhibición de precios
- Condiciones de garantía
- Avisos al cliente
Incendios y defensa civil
- Extintores y alarmas
- Salidas y señalización
- Certificados de inspección
Medio ambiente
- Eliminación del aceite usado
- Registros de residuos peligrosos
- Control de emisiones
Seguridad en el trabajo
- EPP y capacitación
- Inspecciones de equipos
- Primeros auxilios
Sus propias políticas
- Normas de la empresa
- Requisitos del fabricante o de la marca
- Su propia puntuación
Para quién es
Pensado para los equipos que mantienen los concesionarios en cumplimiento
Calidad y cumplimiento
Reúna toda la normativa en un solo conjunto de listas de verificación y vea qué concesionarios están en riesgo antes de una inspección.
Desarrollo de red
Sepa que cada concesionario de la red cumple las normas, sin esperar informes.
Operaciones de campo
Revise los concesionarios según las normas en cada visita y salga con las acciones acordadas.
Preguntas frecuentes
Software de cumplimiento automotriz: preguntas frecuentes
¿Hay listas de verificación listas para usar para SASO, ESMA y otras normativas?
Sí. La biblioteca gratuita tiene 23 listas de verificación normativas, entre ellas las del Reglamento de SASO sobre repuestos de automóvil, cumplimiento de equipos de taller de ESMA, cumplimiento de privacidad de datos PDPL, cumplimiento de llamadas a revisión de la NHTSA y la lista de verificación de cumplimiento para empresas automotrices en Arabia Saudita. Cada una puede editarse, y nuestro equipo puede crear plantillas a partir de cualquier otra normativa o requisito OEM que usted aplique, para que las normas locales y sus propias políticas estén en una sola auditoría.
¿Podemos auditar el cumplimiento de vehículos usados en nuestros concesionarios?
Sí. Los requisitos de vehículos usados se convierten en puntos de la lista de verificación con la evidencia que necesita cada uno, ya sea en la misma auditoría que sus demás normas o como un programa aparte. La biblioteca gratuita incluye una lista de verificación de la FTC Used Car Rule y una lista de verificación de cumplimiento de licencias estatales de concesionarios para empezar. Cada deficiencia se convierte en una acción con un responsable y una fecha límite, y se cierra con prueba fotográfica.
¿Qué registro de auditoría conserva el software de cumplimiento para concesionarios para un inspector?
Cada respuesta conserva sus fotos, notas, ubicación y hora, y cada deficiencia conserva su historial de acciones de Pendiente a Aprobada, con la foto que la cerró. Como se guarda el historial completo de incidencias, puede mostrar cuándo falló un requisito, quién lo corrigió y si volvió a aparecer. Los informes de auditoría y los planes de acción se exportan a PDF o Excel para un inspector o para la oficina central.
¿Puede un solo sistema gestionar normas distintas en países distintos?
Sí. Marcas, países y grupos de distribuidores pueden estar bajo una cuenta principal con datos separados, de modo que cada país aplica sus propias listas de verificación normativas mientras la oficina central ve toda la red. El acceso puede limitarse por marca, ubicación o programa de auditoría, y las opciones de residencia de datos le permiten elegir dónde se alojan los datos para cumplir los requisitos regionales.
¿Cómo nos aseguramos de que las deficiencias de cumplimiento se corrijan antes de la fecha límite?
Las reglas de escalamiento les dan seguimiento por usted. Cuando una acción supera su fecha límite, AutoSmart notifica al responsable y la escala según las reglas que usted define por plazos, gravedad o tipo de incidencia. En Behbehani Brothers, las alertas automáticas de plazos y los resúmenes semanales mantienen a los gerentes informados de las tareas pendientes, de modo que el equipo de calidad ya no persigue las acciones a mano.
¿Podemos exigir prueba fotográfica incluso cuando se cumple un requisito?
Sí. Las fotos pueden hacerse obligatorias en cualquier punto, incluidas las respuestas marcadas como conformes, de modo que la etiqueta de un extintor o una licencia expuesta se muestra en lugar de solo marcarse. Esto es especialmente importante en las autoauditorías, en las que los concesionarios se evalúan entre visitas y la oficina central necesita ver la prueba. Así, los inspectores y la oficina central ven la misma evidencia que vio la persona en el lugar.
¿Se pueden conservar licencias, certificados e informes de inspección como evidencia?
Sí. Se pueden adjuntar archivos PDF y de otros tipos como evidencia, junto con fotos y notas, de modo que una licencia comercial, un certificado de calibración o un informe de inspección se guarda junto al requisito que demuestra. Así, cada auditoría comprueba que el documento es válido y está expuesto, y cualquier deficiencia se convierte en una acción con un responsable y una fecha límite, que se cierra con la prueba de la corrección.
