ما الذي تغطيه قائمة التحقق هذه
قائمة تحقق تقديم مطالبات الضمان بطاقة درجات من 15 بندًا لإنشاء المطالبة، ودقة الترميز، وعمليات العمالة، ومواعيد التقديم. يُقيَّم كل معيار من 1 إلى 5 بناءً على ما يراه المدقق في يوم الزيارة، وتدخل كل فجوة في خطة الإجراءات مع مسؤول وتاريخ إغلاق.
نصيحة AutoSmart: ينبغي أن يأخذ تدقيق تقديم المطالبات عينة من المطالبات الأخيرة ويتتبع كلًا منها إلى بطاقة العمل وتقرير التشخيص الأصليين. وأفضل تحقق من دقة الترميز هو فحص هل تطابق عملية العمالة ورمز العطل المطالب بهما تشخيص الفني الموثق فعلًا، لا هل قُدمت المطالبة في موعدها فقط.
البنود
اضغط نعم أو لا أو ربما للتجربة: تبقى إجاباتك في هذه الصفحة وتُمحى عند التحديث. للحصول على شرح مفصل، نزّل ملف PDF أو احجز عرضًا توضيحيًا.
إنشاء المطالبة والوثائق المطلوبة
- هل تُنشأ مطالبة ضمان في النظام لكل إصلاح مؤهل، دون ترك أي عمل مؤهل دون مطالبة؟
- هل تُنقل شكوى العميل بدقة من بطاقة العمل إلى المطالبة، دون تلخيص يفقد التفاصيل التشخيصية؟
- هل تُرفق جميع الوثائق الداعمة التي تشترطها الشركة المصنّعة (OEM) (مطبوعة التشخيص، وملاحظات الفني، والصور) بالمطالبة قبل التقديم؟
- هل يُتحقق من رقم الهيكل أو VIN والمسافة وتاريخ بدء الخدمة وتُدخل بصورة صحيحة في كل مطالبة؟
دقة ترميز المطالبة
- هل يُختار رمز العطل أو العيب الصحيح لكل مطالبة، بما يتسق مع نتائج التشخيص؟
- هل تُختار رموز عمليات العمالة بدقة، مطابقة للإصلاح الفعلي لا لرمز مشابه خاطئ؟
- هل وقت العمالة المطالب به متسق مع الوقت المعياري لدى الشركة المصنّعة (OEM) لرمز العملية، مع تفسير الانحرافات عند اللزوم؟
- هل تُجرى مراجعة من شخص ثانٍ (مسؤول الضمان أو مدير الخدمة) لترميز المطالبة قبل التقديم؟
عملية العمالة وتفاصيل القطع
- هل يُتحقق من أرقام القطع في المطالبة مقابل القطع المركبة فعليًا، دون أرقام عامة أو مؤقتة؟
- هل كمية القطع المطالب بها متسقة مع الكمية المصروفة من مخزون القطع لذلك العمل؟
- هل تُدرج تكاليف الإصلاح من الباطن أو الخارجي (عند الاقتضاء) في المطالبة مع الفواتير الداعمة المناسبة؟
مواعيد التقديم
- هل تُقدَّم مطالبات الضمان إلى الشركة المصنّعة (OEM) أو الموزع خلال المدة المطلوبة من إتمام الإصلاح؟
- هل يُحتفظ بمتتبع يبين حالة تقديم المطالبات، مع تمييز المتأخر أو المعلق لاتخاذ إجراء؟
- هل تُقدَّم المطالبات التي تتطلب موافقة مسبقة وتُعتمد قبل بدء الإصلاح، حيث تشترط السياسة ذلك؟
- هل تُجرى مراجعة للسبب الجذري عند تأخر تقديم المطالبات، لتحديد تأخيرات العملية المتكررة ومعالجتها؟
طريقة التطبيق
كيف تُحتسب الدرجات
قبل الزيارة، املأ اسم الوكيل أو المركز، والمدقق، والتاريخ، ودورة التدقيق. ثم قيّم كل بند من البنود الـ 15 من 1 إلى 5 بناءً على ما تراه في يوم الزيارة، لا على ما يطمح إليه الوكيل أو المركز، واجمع الدرجات من أصل 75.
- 1 غير مطبّق
- 2 محاولة
- 3 محدّد
- 4 مُدار
- 5 مستدام بالكامل
- أخضر 60 إلى 75 · 80% إلى 100% مطابق. حافظ على المعيار.
- كهرماني 38 إلى 59 · 50% إلى 79% يلزم التحسين: خطة إجراءات منظمة خلال 30 يومًا.
- أحمر0 إلى 37 · أقل من 50%تدخل ذو أولوية، يُصعَّد إلى الإدارة الإقليمية.
ثم أغلق كل فجوة
تدخل كل فجوة في متتبّع خطة الإجراءات، وتمر بأربع مراحل حتى يغلقها المدقق.
- 1 قيد الانتظار تم تحديد المسؤول وتاريخ الإغلاق
- 2 قيد التنفيذ العمل جارٍ وتُجمع الأدلة
- 3 مكتمل أُرسلت الأدلة للمراجعة
- 4 معتمد تحقق منه المدقق وأغلقه

