ما الذي تغطيه قائمة التحقق هذه
قائمة تحقق الاحتفاظ بقطع الضمان بطاقة درجات من 15 بندًا لوسم القطع المعطلة، والتخزين، ومدة الاحتفاظ، والجاهزية لتدقيق الشركة المصنّعة (OEM). يُقيَّم كل معيار من 1 إلى 5 بناءً على ما يراه المدقق في يوم الزيارة، وتدخل كل فجوة في خطة الإجراءات مع مسؤول وتاريخ إغلاق.
نصيحة AutoSmart: أوثق طريقة لتدقيق الاحتفاظ بالقطع هي اختبار السحب المفاجئ: اختر ثلاثة أرقام مطالبات عشوائيًا من نظام الضمان واطلب من الموظفين تحديد القطع المحفوظة المقابلة فعليًا دون إشعار مسبق. فالعجز عن تحديد قطعة يظهرها النظام على أنها «قيد الاحتفاظ» أوضح إخفاق تدقيق ممكن في هذه الفئة.
البنود
اضغط نعم أو لا أو ربما للتجربة: تبقى إجاباتك في هذه الصفحة وتُمحى عند التحديث. للحصول على شرح مفصل، نزّل ملف PDF أو احجز عرضًا توضيحيًا.
الوسم ومرجع المطالبة
- هل تُوسم كل قطعة مستبدلة بالضمان برقم مرجع المطالبة فور نزعها من المركبة؟
- هل يتضمن الوسم تفاصيل كافية (VIN، والتاريخ، ورقم القطعة) لتتبع القطعة إلى المطالبة الأصلية دون لبس؟
- هل الوسوم مثبتة بإحكام ومقروءة، دون قطع مفككة أو غير موسومة أو بوسوم غير مقروءة أثناء التدقيق؟
- هل يُحتفظ بسجل للاحتفاظ بالقطع، يربط كل قطعة مخزنة برقم مطالبتها وموقع تخزينها؟
التخزين والحالة المادية
- هل توجد منطقة تخزين مخصصة ومؤمنة حصرًا لقطع الضمان بانتظار الفحص أو الإرجاع؟
- هل منطقة التخزين منظمة (رفوف، وصناديق، ووسم) بما يتيح تحديد أي قطعة بسرعة عند طلبها؟
- هل تُخزَّن القطع بطريقة تحفظ حالتها للفحص (مثل احتواء السوائل، وحماية القطع القابلة للكسر)؟
- هل منطقة التخزين مؤمنة ضد الوصول غير المصرح به أو إزالة القطع المحفوظة أو العبث بها؟
مدة الاحتفاظ والتخلص
- هل يُحتفظ بالقطع على الأقل للمدة الدنيا التي تحددها سياسة الشركة المصنّعة (OEM) قبل النظر في التخلص منها؟
- هل يُحتفظ بسجل تخلص موثق، يدوّن تاريخ التخلص من كل قطعة وتفويضه وطريقته؟
- هل يُجرى التخلص فقط بعد إذن صريح من الشركة المصنّعة (OEM) أو الموزع حيث تشترط السياسة، لا بمبادرة من الوكالة؟
الجاهزية لتدقيق الشركة المصنّعة (OEM)
- إذا طلب مدقق الشركة المصنّعة (OEM) قطعة محفوظة محددة، هل يمكن تحديدها وتقديمها خلال مدة معقولة؟
- هل تُدرج منطقة الاحتفاظ بالقطع في دورة التدقيق الداخلي للوكالة، لا مراجعتها عند الإعلان عن تدقيق من الشركة المصنّعة (OEM) فقط؟
- هل يعرف الموظفون المسؤولون عن الاحتفاظ بالقطع سياسة الشركة المصنّعة (OEM) الحالية بشأن الوسم ومدة التخزين وتفويض التخلص؟
- هل أخفقت الوكالة سابقًا في تدقيق الاحتفاظ بالقطع من الشركة المصنّعة (OEM)، وإن كان الأمر كذلك، فهل عولجت الأسباب الجذرية؟
طريقة التطبيق
كيف تُحتسب الدرجات
قبل الزيارة، املأ اسم الوكيل أو المركز، والمدقق، والتاريخ، ودورة التدقيق. ثم قيّم كل بند من البنود الـ 15 من 1 إلى 5 بناءً على ما تراه في يوم الزيارة، لا على ما يطمح إليه الوكيل أو المركز، واجمع الدرجات من أصل 75.
- 1 غير مطبّق
- 2 محاولة
- 3 محدّد
- 4 مُدار
- 5 مستدام بالكامل
- أخضر 60 إلى 75 · 80% إلى 100% مطابق. حافظ على المعيار.
- كهرماني 38 إلى 59 · 50% إلى 79% يلزم التحسين: خطة إجراءات منظمة خلال 30 يومًا.
- أحمر0 إلى 37 · أقل من 50%تدخل ذو أولوية، يُصعَّد إلى الإدارة الإقليمية.
ثم أغلق كل فجوة
تدخل كل فجوة في متتبّع خطة الإجراءات، وتمر بأربع مراحل حتى يغلقها المدقق.
- 1 قيد الانتظار تم تحديد المسؤول وتاريخ الإغلاق
- 2 قيد التنفيذ العمل جارٍ وتُجمع الأدلة
- 3 مكتمل أُرسلت الأدلة للمراجعة
- 4 معتمد تحقق منه المدقق وأغلقه

