Qué abarca esta lista de verificación
La lista de verificación de conservación de piezas en garantía es un cuadro de puntuación de 15 puntos sobre el etiquetado de las piezas averiadas, el almacenamiento, el periodo de conservación y la preparación para las auditorías del fabricante. Cada criterio se puntúa del 1 al 5 según lo que el auditor observa ese día, y cada deficiencia pasa a un plan de acción con un responsable y una fecha de cierre.
Consejo de AutoSmart: La forma más fiable de auditar la conservación de piezas es una prueba de localización a ciegas: elija al azar tres números de reclamación del sistema de garantías y pida al personal que localice físicamente las piezas conservadas, sin avisar. No poder localizar una pieza que el sistema muestra como “pendiente de conservación” es el fallo de auditoría más claro posible en esta categoría.
Los puntos de verificación
Toque Sí, No o Tal vez para probarlo: sus respuestas se quedan en esta página y se borran al actualizarla. Para una explicación detallada, descargue nuestro PDF o reserve una demo.
Etiquetado y referencia de la reclamación
- ¿Cada pieza sustituida en garantía se etiqueta con el número de referencia de la reclamación nada más retirarla del vehículo?
- ¿La etiqueta incluye datos suficientes (VIN, fecha, número de pieza) para rastrear sin ambigüedad la pieza hasta la reclamación original?
- ¿Las etiquetas están bien sujetas y son legibles, sin piezas sueltas, sin etiquetar o con etiquetas ilegibles durante la auditoría?
- ¿Se mantiene un registro de conservación de piezas que vincule cada pieza almacenada con su número de reclamación y su ubicación?
Almacenamiento y estado físico
- ¿Hay una zona de almacenamiento designada y segura exclusiva para las piezas de garantía pendientes de inspección o devolución?
- ¿La zona de almacenamiento está organizada (estanterías, casilleros, etiquetado) para localizar rápido cualquier pieza cuando se pide?
- ¿Las piezas se almacenan de forma que se conserve su estado para la inspección (por ejemplo, con los fluidos contenidos y las piezas frágiles protegidas)?
- ¿La zona de almacenamiento está protegida contra el acceso, la retirada o la manipulación no autorizados de las piezas conservadas?
Periodo de conservación y eliminación
- ¿Las piezas se conservan al menos durante el periodo mínimo que especifica la política del fabricante antes de plantearse su eliminación?
- ¿Se mantiene un registro documentado de eliminación, con la fecha, la autorización y el método de eliminación de cada pieza retirada?
- ¿La eliminación se hace solo después de una autorización expresa del fabricante o distribuidor cuando lo exige la política, y no por iniciativa propia del concesionario?
Preparación para las auditorías del fabricante
- Si el auditor del fabricante pidiera una pieza conservada concreta, ¿se podría localizar y presentar en un plazo razonable?
- ¿La propia zona de conservación de piezas forma parte del ciclo de auditorías internas del concesionario, y no solo se revisa cuando se anuncia una auditoría del fabricante?
- ¿El personal encargado de la conservación de piezas conoce la política vigente del fabricante sobre etiquetado, duración del almacenamiento y autorización de la eliminación?
- ¿El concesionario ha suspendido antes una auditoría de conservación de piezas del fabricante y, en tal caso, se han tratado sus causas raíz?
Cómo aplicarla
Cómo funciona la puntuación
Antes de la visita, indique el concesionario o centro, el auditor, la fecha y el ciclo de auditoría. Luego puntúe cada uno de los 15 puntos de verificación del 1 al 5 según lo que vea ese día, no según lo que el concesionario o centro pretende lograr, y súmelos sobre 75.
- 1 No implementado
- 2 Intentado
- 3 Definido
- 4 Gestionado
- 5 Plenamente consolidado
- Verde 60 a 75 · 80 a 100 % Conforme. Mantener el estándar.
- Ámbar 38 a 59 · 50 a 79 % Necesita mejorar: un plan de acción estructurado en un plazo de 30 días.
- Rojo0 a 37 · Menos del 50 %Intervención prioritaria, escalada a la dirección regional.
Después, cierre cada deficiencia
Cada deficiencia pasa al seguimiento del plan de acción y avanza por cuatro etapas hasta que el auditor la cierra.
- 1 Pendiente Responsable y fecha de cierre asignados
- 2 En curso Trabajo en marcha, evidencias reunidas
- 3 Completada Evidencia enviada para revisión
- 4 Aprobada Verificada y cerrada por el auditor
