ما الذي تغطيه قائمة التحقق هذه
قائمة تحقق وثائق الضمان بطاقة درجات من 15 بندًا لبطاقات العمل، وتقارير الفنيين، وأدلة التشخيص، واكتمال ملف الضمان. يُقيَّم كل معيار من 1 إلى 5 بناءً على ما يراه المدقق في يوم الزيارة، وتدخل كل فجوة في خطة الإجراءات مع مسؤول وتاريخ إغلاق.
نصيحة AutoSmart: أوضح اختبار لجودة وثائق الضمان هو السحب المفاجئ: اختر رقم مطالبة عشوائيًا دون إشعار مسبق، وقِس الوقت الذي يستغرقه الموظفون لتقديم الملف كاملًا. فالملف الذي يتطلب تجميعه أكثر من بضع دقائق، أو يصل ناقصًا، يشير إلى ثغرة وثائق ستظهر في تدقيق حقيقي من الشركة المصنّعة (OEM).
البنود
اضغط نعم أو لا أو ربما للتجربة: تبقى إجاباتك في هذه الصفحة وتُمحى عند التحديث. للحصول على شرح مفصل، نزّل ملف PDF أو احجز عرضًا توضيحيًا.
بطاقات العمل وشكاوى العملاء
- هل يُحتفظ ببطاقة العمل الأصلية في الملف لكل مطالبة ضمان، مطابقة لرقم مرجع المطالبة؟
- هل تُسجَّل شكوى العميل في بطاقة العمل بكلماته، لا مترجمة مسبقًا إلى وصف عطل فني؟
- هل يوقع العميل بطاقة العمل عند الاستقبال، تأكيدًا للشكوى المسجلة وحالة المركبة؟
- هل يُحتفظ ببطاقات عمل مطالبات الضمان للحد الأدنى من المدة التي تشترطها سياسة الشركة المصنّعة (OEM)، دون تخلص مبكر؟
تقارير الفنيين والصور
- هل يتضمن كل ملف ضمان ملاحظات مكتوبة من الفني تصف العطل وسببه والإجراء التصحيحي المتخذ؟
- هل تُدرج صور القطعة المعطلة أو العيب في الملف حيث تشترط سياسة الشركة المصنّعة (OEM)، وتظهر العطل بوضوح؟
- هل تحمل الصور ختم التاريخ أو يمكن التحقق بطريقة أخرى من التقاطها أثناء الإصلاح المعني، لا إعادة استخدامها من مطالبة سابقة؟
- هل يُسجَّل اسم الفني ومستوى اعتماده في إصلاح الضمان، بما يدعم المساءلة عن التشخيص؟
تقارير التشخيص
- هل تُرفق مطبوعة أو تقرير أداة التشخيص بالملف في المطالبات المتعلقة بأعطال إلكترونية أو حساسات؟
- هل يدعم محتوى تقرير التشخيص رمز العطل وعملية العمالة المطالب بهما، دون تعارض بينهما؟
- هل تقارير التشخيص مقروءة ومكتملة، دون صفحات مفقودة أو بيانات مبتورة؟
أوامر الإصلاح والفواتير وسجلات الموافقة
- هل يُحتفظ بأمر الإصلاح أو الفاتورة النهائية في الملف، مفصلًا العمالة والقطع بما يتسق مع المطالبة المقدمة؟
- هل يُحتفظ بسجلات الموافقة المسبقة (عند الاقتضاء) ويُربط بينها وبين المطالبة المعنية؟
- هل ملف الضمان الكامل (من بطاقة العمل حتى الموافقة) منظم وقابل للاسترجاع مجموعةً واحدة، لا مبعثرًا في مواقع متعددة غير مترابطة؟
- إذا طلبت الشركة المصنّعة (OEM) ملف الضمان للتدقيق، هل يُقدَّم كاملًا وخلال مدة معقولة (مثل اليوم نفسه)؟
طريقة التطبيق
كيف تُحتسب الدرجات
قبل الزيارة، املأ اسم الوكيل أو المركز، والمدقق، والتاريخ، ودورة التدقيق. ثم قيّم كل بند من البنود الـ 15 من 1 إلى 5 بناءً على ما تراه في يوم الزيارة، لا على ما يطمح إليه الوكيل أو المركز، واجمع الدرجات من أصل 75.
- 1 غير مطبّق
- 2 محاولة
- 3 محدّد
- 4 مُدار
- 5 مستدام بالكامل
- أخضر 60 إلى 75 · 80% إلى 100% مطابق. حافظ على المعيار.
- كهرماني 38 إلى 59 · 50% إلى 79% يلزم التحسين: خطة إجراءات منظمة خلال 30 يومًا.
- أحمر0 إلى 37 · أقل من 50%تدخل ذو أولوية، يُصعَّد إلى الإدارة الإقليمية.
ثم أغلق كل فجوة
تدخل كل فجوة في متتبّع خطة الإجراءات، وتمر بأربع مراحل حتى يغلقها المدقق.
- 1 قيد الانتظار تم تحديد المسؤول وتاريخ الإغلاق
- 2 قيد التنفيذ العمل جارٍ وتُجمع الأدلة
- 3 مكتمل أُرسلت الأدلة للمراجعة
- 4 معتمد تحقق منه المدقق وأغلقه

