Las auditorías de concesionarios suelen durar días y, a veces, incluso semanas. El proceso es demasiado largo y exige un trabajo minucioso durante semanas, incluso después de la auditoría. Con los recientes avances tecnológicos y el aumento de la demanda de los clientes, tanto los concesionarios como los fabricantes necesitan producir, mantener, comercializar y vender un gran número de vehículos.
Con tantos elementos a su cargo, las auditorías no resultan precisamente agradables ni fáciles ni para los concesionarios ni para los fabricantes. Interpretar la auditoría con semejante volumen de datos puede ser arduo.
Pero ¿y si todo el trabajo pudiera reducirse a la mitad? ¿O incluso a menos? La aplicación de auditoría móvil para concesionarios de AutoSmart Audit no solo ahorra tiempo: también perfecciona el proceso y lo hace más sencillo y fácil de usar.
Veamos cómo funcionan las auditorías de concesionarios y cómo las auditorías automatizadas ayudan a concesionarios y fabricantes.
¿Cómo funcionan las auditorías manuales de concesionarios?
Las auditorías manuales implican papeleo, imágenes, portapapeles e inspección presencial de la sala de exposición del concesionario.
¿Por qué se realizan auditorías de concesionarios?
Antes de entrar en el proceso de las auditorías manuales, veamos por qué se realizan las auditorías de concesionarios.
Mantener la imagen de marca:Las marcas automotrices consolidadas como BMW, Toyota y Hyundai dependen en gran medida de la percepción que los clientes tienen de sus productos. La auditoría del concesionario revisa su presentación y la experiencia del cliente. El fabricante (OEM) revisa la estructura de la sala de exposición del concesionario, el mostrador de servicio e incluso la exhibición de la marca, ya que estos factores transmiten la voz de la marca.
Revisión de las finanzas:Por cada vehículo vendido, el concesionario recibe un incentivo del fabricante. Los descuentos y las bonificaciones son una parte esencial de la relación entre el fabricante y el concesionario. Los concesionarios suelen ofrecer descuentos a los clientes. Las auditorías financieras se realizan para revisar los documentos que justifican las ventas y los descuentos. Como los concesionarios también tramitan siniestros de seguros, las auditorías financieras también inspeccionan esos documentos.
Lista de verificación de inventario:Una auditoría de inventario garantiza que el concesionario gestiona de forma eficaz y precisa los repuestos y accesorios aprobados por el fabricante. Los auditores contarán con una lista de verificación de repuestos, como la que figura en el sitio web de AutoSmart Audit. El objetivo de una auditoría de inventario es verificar que el concesionario siempre tenga disponibles los componentes correctos para el servicio, evitar el desperdicio y mantener la transparencia con el fabricante. Una gestión eficaz del inventario influye directamente en la rapidez del servicio, la satisfacción del cliente y los gastos operativos.
Reclamaciones de garantía:Una auditoría de garantía verifica que todas las reclamaciones de garantía presentadas por el concesionario sean válidas, estén bien documentadas y se hayan realizado conforme a las directrices del fabricante. Se examina si se usaron repuestos originales en las reparaciones en garantía, si la técnica de reparación siguió los requisitos del fabricante, la exactitud de las quejas de los clientes, las órdenes de trabajo y la documentación de la reparación, y cualquier indicio de cobros excesivos, reclamaciones inexactas o sustituciones innecesarias.
Ahora que hemos visto por qué se realizan las auditorías de concesionarios, veamos cómo se llevan a cabo. Las auditorías suelen desarrollarse en estas tres etapas.
Notificación al concesionario
La mayoría de las auditorías se programan con antelación, lo que permite al concesionario reunir los registros. Las auditorías sorpresa son menos habituales, aunque se producen, sobre todo cuando se sospecha de fraude.
El departamento de auditoría del fabricante o un representante envía al concesionario una carta formal o un correo electrónico. Esta carta define el alcance, el periodo auditado y una lista detallada de los documentos que deben prepararse.
Visita al concesionario
El auditor, o un equipo de auditores, acude al concesionario y suele instalarse en una oficina o sala de reuniones designada. Este enfoque es sistemático y se basa en evidencias. El auditor se reúne primero con el gerente del concesionario, el gerente general o el responsable de supervisión para comentar el procedimiento y los plazos.
Normalmente se revisan los siguientes documentos:
- El expediente de venta de todos los vehículos
- Órdenes de compra y documentos de matriculación
- Documentos de financiación bancaria
- Órdenes de reparación en garantía
- Solicitudes de repuestos
- Piezas antiguas o sustituidas
- Fichas de horas de los técnicos
- Recuentos de inventario físico
- Registros de pedidos de repuestos
- Facturas.
El auditor también puede consultar al responsable de ventas, al responsable de servicio, al responsable de repuestos e incluso a vendedores o técnicos concretos para confirmar los protocolos y entender cómo se gestionaron determinadas operaciones.
Resultados de la auditoría
Tras la inspección presencial, el auditor mantiene una reunión formal de cierre con la dirección del concesionario para comentar los primeros hallazgos. Unas semanas después de la inspección presencial se elabora un informe formal y detallado. En él se destacan las incoherencias, infracciones o excepciones detectadas.
¿Cómo automatiza estas auditorías una aplicación de auditoría móvil para concesionarios?
En general, las auditorías digitales ofrecen más rapidez y precisión que las físicas. Al digitalizarlas, una aplicación móvil de auditoría para concesionarios agiliza estas auditorías automatizando cada etapa del proceso, desde la preparación hasta los informes, lo que reduce el trabajo manual y acelera los controles de cumplimiento.
Pero ¿la digitalización de las auditorías da resultados tangibles? Para responder, primero conviene saber cómo funcionan las auditorías automatizadas y cuál es la mejor aplicación para auditorías de concesionarios de automóviles.
Listas de verificación automatizadas
La aplicación móvil de auditoría para concesionarios de AutoSmart Audit incluye listas de verificación digitales listas para usar que los auditores pueden emplear de inmediato. En lugar de llevar formularios impresos, usan teléfonos o tabletas para completar cada punto de la auditoría. El software ofrece una lista de inspección móvil para concesionarios de automóviles, preconfigurada para cumplir las especificaciones del fabricante (OEM). Los campos obligatorios, los menús desplegables y los criterios de puntuación garantizan que nada se omita ni se introduzca de forma incorrecta. Para cada concesionario, el fabricante puede personalizar automáticamente las listas, manteniendo la uniformidad en todos los puntos de venta y entre todos los auditores. Incluso tenemos listas de verificación de demostración personalizadas en nuestros sitios web.
Informes de auditoría en tiempo real
Los auditores pueden registrar hallazgos en la aplicación al auditar los departamentos de ventas, servicio, repuestos o garantía. Los campos obligatorios, menús desplegables y reglas de validación de la aplicación impiden entradas omitidas o inexactas, lo que reduce los errores al instante. Los datos se guardan rápidamente y se sincronizan con la nube, lo que reduce los retrasos y los errores humanos.
Controles de cumplimiento
Nuestra aplicación móvil de auditoría para concesionarios realiza controles de cumplimiento comparando directamente las operaciones del concesionario con los estándares del fabricante y los requisitos normativos predefinidos. En lugar de examinar cada regla manualmente, la aplicación aprovecha la lógica de puntuación integrada, los campos obligatorios y las reglas de validación para señalar de inmediato los elementos no conformes.
Generación automática de informes
Los informes pueden generarse en cualquier momento desde la aplicación con los datos ya actualizados. Incluso puede personalizar los datos que necesita en el informe.
Permite el acceso remoto
Con nuestra aplicación móvil de auditoría, los auditores no necesitan estar presentes, ya que tienen acceso completo a las operaciones de los concesionarios. Pueden subir fotografías, videos y documentos a la aplicación, lo que permite a los fabricantes realizar auditorías remotas parciales o completas. Esto reduce los desplazamientos, acelera los ciclos de auditoría y permite un seguimiento periódico.
Lo que antes requería días de papeleo, verificación manual y seguimientos retrasados ahora puede hacerse en una fracción del tiempo, con más precisión y transparencia. Con informes más rápidos, mayor cumplimiento y visibilidad en tiempo real de todos los puntos de venta del concesionario, su proceso de auditoría será más sencillo, más inteligente y mucho más fiable.
Pásese a la auditoría inteligente de AutoSmart Audit
Las aplicaciones móviles de auditoría para concesionarios están revolucionando la forma de realizar auditorías. Pasar a las auditorías automatizadas ya no es un lujo; se ha vuelto esencial. Consulte ahora nuestro software de gestión de concesionarios.
Además de nuestro software de gestión de concesionarios, ofrecemos muchas otras herramientas, como gestión de la calidad, la aplicación móvil de auditoría de cumplimiento para concesionarios y el software de gestión de talleres de carrocería.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo puede ahorrar una aplicación móvil de auditoría frente a las auditorías en papel?
Con las auditorías digitales, las empresas pueden ahorrar varias semanas frente a las auditorías físicas.
¿Qué funciones ayudan a agilizar las auditorías de concesionarios?
Las listas de verificación digitales de AutoSmart Audit, la comprobación automática del cumplimiento, el seguimiento en vivo, el almacenamiento en la nube y otras herramientas avanzadas ayudan a agilizar las auditorías de concesionarios.
¿Pueden funcionar sin conexión las herramientas móviles de auditoría?
Sí. Los auditores pueden completar auditorías en la aplicación AutoSmart Audit sin conexión, y los resultados se suben cuando el dispositivo vuelve a estar en línea.
¿Cómo gestionan las redes de concesionarios las auditorías en varios puntos de venta?
Las redes de concesionarios pueden gestionarse con el panel centralizado de AutoSmart Audit, el acceso basado en roles, los análisis comparativos y otras funciones, que ofrecen una plataforma unificada para varios concesionarios.
