Qué abarca esta lista de verificación
El departamento de repuestos decide la rapidez con que el taller termina los trabajos y cuánto dinero hay inmovilizado en las estanterías. La mayoría de los problemas que detecta una auditoría son pequeños y repetitivos: repuestos en la ubicación equivocada, registros de existencias que no coinciden con la estantería, existencias de baja rotación que nadie devuelve y ventas de mostrador sin la documentación adecuada. Esta lista de verificación recorre el departamento en el orden en que circulan los repuestos.
La plantilla de lista de verificación del departamento de repuestos es un cuadro de puntuación de 15 puntos sobre las operaciones de repuestos, la gestión del inventario y la coordinación con servicio. Cada criterio se puntúa del 1 al 5 según lo que el auditor observa ese día, y cada deficiencia pasa a un plan de acción con un responsable y una fecha de cierre.
Consejo de AutoSmart: Las auditorías de repuestos son más eficaces si se combinan con una comprobación puntual del sistema. Coteje las ubicaciones físicas con el DMS en el momento de la visita. Las discrepancias entre las existencias del sistema y las físicas son uno de los incumplimientos más comunes, y más costosos, en las operaciones de repuestos.
Los puntos de verificación
Toque Sí, No o Tal vez para probarlo: sus respuestas se quedan en esta página y se borran al actualizarla. Para una explicación detallada, descargue nuestro PDF o reserve una demo.
Inventario y gestión de existencias
- ¿El asesor de servicio puede consultar la disponibilidad de existencias del centro y del distribuidor siempre que lo necesite?
- ¿Se concilian todas las ubicaciones en un plazo de un mes? Confírmelo con el responsable de inventario revisando el informe de secuencia de ubicaciones del último mes para verificar que se hace el mantenimiento de ubicaciones.
- ¿Se confirma el informe de VOR no vendidos y se verifican en el sistema las asignaciones de ubicación de los repuestos no vendidos?
- ¿Hay un calendario de recuentos cíclicos, y se hacen con la frecuencia definida, documentando los resultados e investigando las discrepancias?
- ¿Hay un nivel mínimo y máximo de existencias definido para los repuestos de alta rotación, y el proceso de reposición se activa automáticamente o se revisa con una frecuencia definida?
Gestión de pedidos pendientes y VOR
- ¿El departamento de repuestos comparte cada día con el departamento de servicio (asesores de servicio, producción y responsables de servicio) la hoja de gestión de repuestos pendientes?
- ¿El asesor de servicio responde a las consultas de los clientes sobre la fecha prevista de llegada según la última información que comparte el personal de repuestos, sobre todo cuando hay irregularidades (por ejemplo, sin fecha prevista o con una fecha muy lejana)?
- ¿La recepción de los repuestos de pedidos VOR se confirma en los 30 minutos siguientes a la llegada del camión, y la de los pedidos de existencias en 24 horas? Revise la zona de recepción y elija al azar de 5 a 7 repuestos para verificar que se siguen los procedimientos.
- ¿Los pedidos urgentes (VOR) se siguen por separado de los pedidos de existencias habituales, con procedimientos de escalamiento cuando el proveedor no da fecha prevista de llegada?
Almacenamiento y organización de repuestos
- ¿Los repuestos similares se agrupan, los largos y delgados se guardan en vertical y los pesados a la altura de la cintura o más abajo para facilitar el acceso?
- ¿Los repuestos están claramente identificados con etiquetas de ubicación, y la ubicación física coincide con el registro del sistema en el momento de la auditoría?
- ¿El acceso al almacén de repuestos está restringido al personal autorizado, con una política clara de entrada y salida que se hace cumplir?
Devoluciones y obsolescencia
- ¿Los repuestos obsoletos o de baja rotación se revisan periódicamente, iniciando un proceso formal de devolución o baja para los que superan el umbral de antigüedad definido?
- ¿Los repuestos devueltos por el taller (sin usar o sustituidos) se vuelven a dar de alta en existencias o se marcan para su devolución dentro del plazo definido?
Coordinación con el cliente y con servicio
- ¿El departamento de repuestos confirma siempre que el departamento de servicio hace el seguimiento de los clientes que no se presentan y recibe la información sobre citas de entrega o cancelaciones?
Cómo aplicarla
Cómo funciona la puntuación
Antes de la visita, indique el concesionario o centro, el auditor, la fecha y el ciclo de auditoría. Luego puntúe cada uno de los 15 puntos de verificación del 1 al 5 según lo que vea ese día, no según lo que el concesionario o centro pretende lograr, y súmelos sobre 75.
- 1 No implementado
- 2 Intentado
- 3 Definido
- 4 Gestionado
- 5 Plenamente consolidado
- Verde 60 a 75 · 80 a 100 % Conforme. Mantener el estándar.
- Ámbar 38 a 59 · 50 a 79 % Necesita mejorar: un plan de acción estructurado en un plazo de 30 días.
- Rojo0 a 37 · Menos del 50 %Intervención prioritaria, escalada a la dirección regional.
Después, cierre cada deficiencia
Cada deficiencia pasa al seguimiento del plan de acción y avanza por cuatro etapas hasta que el auditor la cierra.
- 1 Pendiente Responsable y fecha de cierre asignados
- 2 En curso Trabajo en marcha, evidencias reunidas
- 3 Completada Evidencia enviada para revisión
- 4 Aprobada Verificada y cerrada por el auditor
Preguntas sobre esta lista de verificación
¿Cuál es el hallazgo más común en una auditoría del departamento de repuestos?
Una discrepancia entre el sistema y el estante: repuestos en la ubicación equivocada, o existencias físicas que no coinciden con el registro. Estas discrepancias están entre los fallos más comunes y más costosos en las operaciones de repuestos. Compare durante la visita las ubicaciones físicas con el DMS y compruebe con el informe de secuencia de ubicaciones que todas las ubicaciones se conciliaron en el último mes.
¿Quién debe aplicar la lista de verificación de repuestos?
Un auditor o el responsable de repuestos, con el responsable de inventario presente para mostrar el informe de secuencia de ubicaciones, los recuentos cíclicos y los registros de VOR. Varios puntos de verificación pasan al departamento de servicio, como la hoja diaria de pedidos pendientes, las respuestas a los clientes sobre la fecha estimada de llegada (ETA) y el seguimiento de los clientes que no se presentan, así que hable también con un asesor de servicio. La lista de verificación sigue el orden en que los repuestos se mueven por el departamento.
¿Cómo comprobamos la recepción de repuestos VOR durante la auditoría?
Vaya a la zona de recepción y elija al azar de 5 a 7 repuestos para verificar el procedimiento. Los repuestos de un pedido VOR deben recepcionarse en un plazo de 30 minutos desde la llegada del camión de repuestos, y los pedidos de existencias en un plazo de 24 horas. Compruebe también que los pedidos VOR se siguen por separado de los pedidos de existencias estándar, con un procedimiento de escalamiento cuando el proveedor no da una ETA.
¿Cómo funciona la puntuación de 1 a 5 en el departamento de repuestos?
Cada uno de los 15 puntos de verificación se puntúa de 1 (no implementado) a 5 (plenamente consolidado) según lo que el auditor ve ese día, y luego se suma sobre 75. Verde es de 60 a 75, Ámbar de 38 a 59 con un plan de acción en un plazo de 30 días, y Rojo 37 o menos. Un calendario de recuentos cíclicos que existe pero no se sigue obtiene menos de 5.
¿Qué debemos hacer con las existencias obsoletas o los errores de ubicación detectados en la auditoría?
Añada cada deficiencia al plan de acción con un responsable y una fecha de cierre. Para los repuestos de baja rotación que superan el umbral de antigüedad, inicie el proceso formal de devolución o de baja contable; para los errores de ubicación, corrija la ubicación y averigüe por qué ocurrió. El auditor aprueba la acción una vez que ve la evidencia. En AutoSmart Audit cada punto de verificación no superado se convierte en una acción, con fotos de la ubicación adjuntas.
