Qué abarca esta lista de verificación
La lista de verificación 5S del área de oficinas es un cuadro de puntuación de 15 puntos sobre el orden de los escritorios, el control de documentos, el archivo, la gestión de cables, las salas de reuniones y los espacios de trabajo compartidos. Cada criterio se puntúa del 1 al 5 según lo que el auditor observa ese día, y cada deficiencia pasa a un plan de acción con un responsable y una fecha de cierre.
Consejo de AutoSmart: En los concesionarios es fácil restar prioridad al 5S de oficina, porque el taller y la sala de exposición reciben más atención. Sin embargo, la eficiencia administrativa, encontrar un archivo rápido, acceder a un documento sin preguntar a tres colegas, empezar una reunión sin 10 minutos de preparación, tiene un impacto operativo directo. Trate el 5S de oficina como la estructura de apoyo que permite que los procesos de cara al cliente funcionen con fluidez.
Los puntos de verificación
Toque Sí, No o Tal vez para probarlo: sus respuestas se quedan en esta página y se borran al actualizarla. Para una explicación detallada, descargue nuestro PDF o reserve una demo.
Orden de los escritorios y control de documentos
- ¿Los escritorios de cada puesto de trabajo están libres de objetos innecesarios, desorden personal y documentos ajenos al trabajo en curso?
- ¿Los documentos activos sobre los escritorios se limitan a las tareas en curso, archivando o escaneando los ya terminados en lugar de acumularlos como una pila permanente?
- ¿Existe una política de escritorio despejado al final del día, de modo que los escritorios quedan libres de objetos no esenciales antes de que el personal se vaya?
- ¿Todo el personal sigue de forma uniforme las convenciones de nombres y archivo de documentos, de modo que cualquier colega pueda localizar un documento sin preguntar a quien lo creó?
Archivo de documentos y gestión de cables
- ¿Los archivos en papel se guardan en sistemas de archivo identificados y ordenados, armarios, cajones o estanterías, sin archivos en el suelo, en los alféizares o apilados sobre los armarios?
- ¿Se aplican plazos de conservación a los archivos en papel, destruyendo de forma segura los documentos caducados según el calendario definido en lugar de acumularlos indefinidamente?
- ¿Los cables de alimentación y de datos están ordenados, guiados y sujetos en lugar de sueltos por el suelo y los escritorios, lo que reduce el riesgo de tropiezos y mejora la presentación del espacio de trabajo?
- ¿Los equipos sin uso (monitores redundantes, impresoras viejas, periféricos obsoletos) se retiran de la oficina en lugar de guardarse bajo los escritorios o en los rincones?
Salas de reuniones y tablones de anuncios
- ¿Las salas de reuniones quedan limpias y preparadas después de cada uso, con las sillas en su sitio, las pizarras borradas y los equipos apagados, sin necesidad de una limpieza aparte?
- ¿Los tablones de anuncios están al día, con información relevante y fechada, sin avisos desactualizados, comunicados vencidos ni documentos sustituidos en exhibición?
- ¿Las zonas comunes (cocina, sala de descanso, zona de impresoras) se mantienen con el mismo estándar 5S que los puestos individuales, con una asignación de responsabilidad compartida? ESPACIOS DE TRABAJO COMPARTIDOS Y GOBERNANZA
- ¿Los recursos compartidos (impresoras, escáneres, material de oficina) se guardan en lugares claramente identificados, reponiendo los consumibles antes de que se agoten y no después?
- ¿Se realiza una auditoría 5S de las áreas de oficina según un calendario definido, compartiendo los resultados con todo el personal de oficina y haciendo el seguimiento de las acciones de mejora?
- ¿Los estándares 5S del espacio de trabajo digital (unidades compartidas, carpetas de correo, archivos del escritorio) se revisan junto con los del espacio físico, sin tratarlos como una disciplina aparte?
- ¿Hay un referente 5S o responsable de zona con nombre para el área de oficinas, encargado de mantener los estándares y corregir las desviaciones?
Cómo aplicarla
Cómo funciona la puntuación
Antes de la visita, indique el concesionario o centro, el auditor, la fecha y el ciclo de auditoría. Luego puntúe cada uno de los 15 puntos de verificación del 1 al 5 según lo que vea ese día, no según lo que el concesionario o centro pretende lograr, y súmelos sobre 75.
- 1 No implementado
- 2 Intentado
- 3 Definido
- 4 Gestionado
- 5 Plenamente consolidado
- Verde 60 a 75 · 80 a 100 % Conforme. Mantener el estándar.
- Ámbar 38 a 59 · 50 a 79 % Necesita mejorar: un plan de acción estructurado en un plazo de 30 días.
- Rojo0 a 37 · Menos del 50 %Intervención prioritaria, escalada a la dirección regional.
Después, cierre cada deficiencia
Cada deficiencia pasa al seguimiento del plan de acción y avanza por cuatro etapas hasta que el auditor la cierra.
- 1 Pendiente Responsable y fecha de cierre asignados
- 2 En curso Trabajo en marcha, evidencias reunidas
- 3 Completada Evidencia enviada para revisión
- 4 Aprobada Verificada y cerrada por el auditor
