Qué abarca esta lista de verificación
La lista de verificación 5S del espacio de trabajo digital es un cuadro de puntuación de 15 puntos sobre la estructura de carpetas, los nombres de archivo, la higiene del CRM, la organización de las unidades compartidas, los registros duplicados y la limpieza de los datos. Cada criterio se puntúa del 1 al 5 según lo que el auditor observa ese día, y cada deficiencia pasa a un plan de acción con un responsable y una fecha de cierre.
Consejo de AutoSmart: El 5S digital suele pasarse por alto porque el desorden de una unidad compartida o de un CRM no se ve, a diferencia del suelo desordenado de un taller. Pero una unidad compartida con 2000 archivos en una sola carpeta, un CRM con un 30 % de registros duplicados o un buzón de equipo con 800 correos sin leer causan la misma pérdida de productividad que un almacén de repuestos desorganizado: simplemente no se pueden fotografiar para un informe de auditoría.
Los puntos de verificación
Toque Sí, No o Tal vez para probarlo: sus respuestas se quedan en esta página y se borran al actualizarla. Para una explicación detallada, descargue nuestro PDF o reserve una demo.
Estructura de carpetas y nombres de archivo
- ¿Existe una estructura de carpetas definida para el almacenamiento digital compartido (unidad de red, SharePoint, Google Drive), documentada y comunicada a todo el personal que la usa?
- ¿El equipo sigue una convención uniforme de nombres de archivo, de modo que cualquier colega pueda localizar un archivo sin preguntar a quien lo creó?
- ¿Los archivos se guardan en la carpeta que les corresponde, sin archivos guardados en accesos directos del escritorio, unidades personales o carpetas genéricas de “descarga” fuera de la estructura acordada?
- ¿Las versiones obsoletas de los archivos se eliminan o se archivan en una carpeta “Archivo” claramente identificada, sin varias versiones contradictorias del mismo documento en la carpeta activa?
Higiene del CRM y registros duplicados
- ¿Se revisa la base de datos del CRM según un calendario definido en busca de registros de clientes duplicados, fusionando o resolviendo los duplicados en lugar de dejar que se acumulen?
- ¿Los registros incompletos del CRM (datos de contacto que faltan, vehículos sin vincular, campos obligatorios vacíos) se identifican y completan en lugar de quedar con datos parciales?
- ¿Los registros de clientes desactualizados o inactivos se gestionan según la política de conservación de datos, archivando o eliminando los que superan el plazo de conservación en lugar de dejarlos en las vistas activas?
- ¿Se revisa la calidad de los datos del CRM como una métrica, con una puntuación de integridad o exactitud de los datos que se sigue y se presenta a la dirección en un ciclo definido?
Organización de las unidades compartidas
- ¿Las unidades compartidas o los espacios de almacenamiento en la nube están libres de archivos personales, carpetas temporales de descargas o materiales de proyectos cerrados que nunca se archivaron ni eliminaron?
- ¿Los permisos de las carpetas de las unidades compartidas están bien configurados, de modo que cada persona solo accede a las carpetas relevantes para su función?
- ¿Se audita la unidad compartida o el almacenamiento en la nube según un calendario definido, revisando la estructura de carpetas, eliminando el contenido redundante y verificando los permisos?
Control de accesos y limpieza de los datos
- ¿Se revisan los derechos de acceso a los sistemas cuando una persona cambia de función o deja la empresa, actualizando o revocando los permisos con prontitud en lugar de dejarlos abiertos?
- ¿Los accesos compartidos o genéricos (correo del equipo, cuenta de administrador compartida) se sustituyen por credenciales individuales cuando es posible, en favor de la rendición de cuentas y la calidad de los datos?
- ¿Los buzones de correo personales y compartidos se gestionan con un estándar 5S, archivando o eliminando los correos ya tratados en lugar de acumularlos en una sola bandeja, con una disciplina de bandeja de entrada a cero o equivalente?
- ¿Se revisa el 5S del espacio de trabajo digital junto con el 5S físico en el ciclo habitual de auditorías, con la misma importancia que la limpieza y la organización de las áreas de trabajo físicas?
Cómo aplicarla
Cómo funciona la puntuación
Antes de la visita, indique el concesionario o centro, el auditor, la fecha y el ciclo de auditoría. Luego puntúe cada uno de los 15 puntos de verificación del 1 al 5 según lo que vea ese día, no según lo que el concesionario o centro pretende lograr, y súmelos sobre 75.
- 1 No implementado
- 2 Intentado
- 3 Definido
- 4 Gestionado
- 5 Plenamente consolidado
- Verde 60 a 75 · 80 a 100 % Conforme. Mantener el estándar.
- Ámbar 38 a 59 · 50 a 79 % Necesita mejorar: un plan de acción estructurado en un plazo de 30 días.
- Rojo0 a 37 · Menos del 50 %Intervención prioritaria, escalada a la dirección regional.
Después, cierre cada deficiencia
Cada deficiencia pasa al seguimiento del plan de acción y avanza por cuatro etapas hasta que el auditor la cierra.
- 1 Pendiente Responsable y fecha de cierre asignados
- 2 En curso Trabajo en marcha, evidencias reunidas
- 3 Completada Evidencia enviada para revisión
- 4 Aprobada Verificada y cerrada por el auditor
