Qué abarca esta lista de verificación
La lista de verificación de gestión de materiales de marketing es un cuadro de puntuación de 15 puntos sobre los materiales creativos aprobados, el acceso de los concesionarios, el control de versiones y la retirada de materiales desactualizados. Cada criterio se puntúa del 1 al 5 según lo que el auditor observa ese día, y cada deficiencia pasa a un plan de acción con un responsable y una fecha de cierre.
Consejo de AutoSmart: Las auditorías de gestión de materiales deben revisar lo que realmente hay en los equipos del concesionario, las unidades compartidas y el material impreso, no solo lo que la plataforma central de distribución muestra como “vigente”. Las copias locales desactualizadas que conviven con la versión más reciente son la causa raíz más común de que reaparezca material fuera de marca o caducado en las salas de exposición.
Los puntos de verificación
Toque Sí, No o Tal vez para probarlo: sus respuestas se quedan en esta página y se borran al actualizarla. Para una explicación detallada, descargue nuestro PDF o reserve una demo.
Disponibilidad y aprobación de los materiales
- ¿Los folletos, materiales creativos y guías de campaña vigentes de todos los modelos y ofertas activos están disponibles para el concesionario sin demora?
- ¿Todos los materiales de marketing usados localmente (creatividades, imágenes, videos) los ha aprobado formalmente el equipo central de marketing antes de usarlos?
- ¿Los materiales de video y digitales (películas de producto, contenido para redes sociales) se entregan en el formato y la resolución correctos para el uso previsto por el concesionario (pantalla, redes sociales, impresión)?
- ¿Cada paquete de materiales va acompañado de una guía de campaña completa (instrucciones de uso, requisitos de colocación, qué hacer y qué no)?
Acceso y distribución a los concesionarios
- ¿El personal correspondiente del concesionario tiene acceso operativo a la biblioteca central de materiales digitales o a la plataforma de distribución?
- ¿Existe un proceso definido para que el personal del concesionario solicite materiales que no están en el paquete de distribución estándar?
- ¿Se registran las descargas o distribuciones de materiales, para que el equipo de marketing pueda confirmar qué concesionarios han recibido los materiales vigentes?
- ¿Hay soporte técnico para el personal del concesionario que tenga problemas para acceder a los materiales digitales distribuidos o usarlos?
Control de versiones
- ¿Cada material está claramente identificado con un número de versión o una fecha, para que el personal pueda confirmar que usa la versión vigente?
- ¿Hay una única fuente de referencia (una plataforma o carpeta) para los materiales vigentes, en lugar de varios canales de distribución sin sincronizar?
- Cuando un material se actualiza o se sustituye, ¿la versión anterior se retira automáticamente o se marca claramente como desactualizada en la plataforma de distribución?
Retirada de materiales desactualizados y gobernanza
- ¿Se avisa de forma proactiva al personal del concesionario cuando un material que ya ha usado queda desactualizado o se retira?
- ¿Se audita periódicamente el material de marketing que guarda el concesionario (unidades locales, material impreso) para detectar y retirar el desactualizado?
- ¿Se comprueba el uso correcto de los materiales (versión correcta, uso aprobado) en las visitas habituales a la sala de exposición o de campaña?
- ¿Se sigue un proceso documentado de retirada de materiales cuando se deja de vender un modelo o termina una campaña u oferta?
Cómo aplicarla
Cómo funciona la puntuación
Antes de la visita, indique el concesionario o centro, el auditor, la fecha y el ciclo de auditoría. Luego puntúe cada uno de los 15 puntos de verificación del 1 al 5 según lo que vea ese día, no según lo que el concesionario o centro pretende lograr, y súmelos sobre 75.
- 1 No implementado
- 2 Intentado
- 3 Definido
- 4 Gestionado
- 5 Plenamente consolidado
- Verde 60 a 75 · 80 a 100 % Conforme. Mantener el estándar.
- Ámbar 38 a 59 · 50 a 79 % Necesita mejorar: un plan de acción estructurado en un plazo de 30 días.
- Rojo0 a 37 · Menos del 50 %Intervención prioritaria, escalada a la dirección regional.
Después, cierre cada deficiencia
Cada deficiencia pasa al seguimiento del plan de acción y avanza por cuatro etapas hasta que el auditor la cierra.
- 1 Pendiente Responsable y fecha de cierre asignados
- 2 En curso Trabajo en marcha, evidencias reunidas
- 3 Completada Evidencia enviada para revisión
- 4 Aprobada Verificada y cerrada por el auditor
